Skład
Liczba członków ERZ i przydział miejsc muszą być negocjowane (zob. art. 6b dyrektywy w sprawie ERZ). Sama lista krajów z liczbą miejsc nie jest jednak wystarczająca. Umowa musi zawierać klucz przydziału miejsc dla poszczególnych krajów.
Klucz ten powinien być zrównoważony (szacunek dla wielkości krajów pod względem zatrudnienia), ale nie powinno być dominacji jednego kraju (jako możliwe rozwiązanie można ustalić górny limit miejsc dostępnych na kraj). Można rozważyć inne kryteria, takie jak liczba zakładów i oddziałów lub liczba i reprezentatywność reprezentowanych krajowych związków zawodowych.
Wybór/powołanie członków ERZ i ich kadencja
Wybór/powołanie musi odbywać się zgodnie z prawem/praktyką krajową.
Często pojawia się pytanie, czy postanowienia wynegocjowane w ramach umowy o ERZ mają pierwszeństwo przed prawem krajowym. Dyrektywa o ERZ definiuje w art. 2d), że przedstawicielami pracowników są ci, którzy są „określonych przez ustawodawstwo lub praktykę krajową”. Co więcej, artykuł 6 Dyrektywy o ERZ nie daje miejsca na negocjacje w tej kwestii.
W związku z tym, nawet jeśli strony wynegocjowały ustalenia dotyczące wyboru/powołania członków ERZ, prawo krajowe zawsze będzie miało pierwszeństwo. Wszelkie postanowienia umów o ERZ, które wykraczają poza zakres prawa krajowego, muszą koniecznie przyjąć formę zalecenia.
W przypadku braku lub niewystarczających przepisów w krajowej ustawie transponującej umożliwiających wybór lub powołanie członków ERZ, procedura wyboru lub powołania członków specjalnego zespołu negocjacyjnego może uzupełnić tę lukę. W ostateczności, jeśli i to okaże się niewystarczające, w umowie należy przewidzieć demokratyczne wybory przez ogół pracowników.
Przedstawiciele kierownictwa
Dyrektywa w sprawie ERZ uznaje to ciało za zbiorowy organ reprezentacji pracowników. Jednakże niektóre porozumienia określają ją jako organ mieszany, w skład którego wchodzą również przedstawiciele kierownictwa.
W takiej sytuacji należy zapewnić, aby przedstawiciele pracowników w ERZ korzystali ze wszystkich praw i narzędzi opisanych w dyrektywie w sprawie ERZ (prawo do organizowania spotkań przygotowawczych i podsumowujących, obowiązek komunikowania się z pracownikami, których reprezentują, bez obecności kierownictwa itp.)
Wybór komitetu o zmniejszonym składzie
ERZ musi być uprawniona do wyboru komitetu o zmniejszonym składzie składającej się wyłącznie z przedstawicieli pracowników. Uwaga: komitet o zmniejszonym składzie często nosi różne nazwy: „sekretariat”, „komitet administracyjny”, „grupa sterująca” itp.
Jeśli komitet o zmniejszonym składzie jest organem mieszanym, konieczne jest zapewnienie, aby przedstawiciele pracowników mogli wybrać spośród siebie niewielką grupę, która korzysta z tych samych praw i środków, co każdy komitet o zmniejszonym składzie złożony wyłącznie z przedstawicieli pracowników (spotkania bez kierownictwa itp.).
Zwyczajne posiedzenia ERZ – częstotliwość posiedzeń, miejsce i terminy
ERZ musi mieć zapewnione prawo do spotkania z centralnym kierownictwem co najmniej raz w roku.
Miejsce i termin spotkania powinny zostać uzgodnione między kierownictwem a komitetem o zmniejszonym składzie.
Zasadniczo spotkania ERZ i komitetu o zmniejszonym składzie powinny odbywać się osobiście. Wykorzystanie środków technicznych/wirtualnych do spotkań powinno być stosowane w wyjątkowych przypadkach i tylko wtedy, gdy obie strony wyrażą na to zgodę. Telekonferencje z wieloma użytkownikami są trudne do realizacji i należy wybierać inne środki techniczne/wirtualne.
Zaleca się wynegocjowanie prawa do co najmniej dwóch posiedzeń ERZ w roku, aby zapewnić większą ciągłość ich prac.
Jeśli zarząd nie jest skłonny zaakceptować dwóch plenarnych posiedzeń ERZ w roku, warto rozważyć możliwość wnioskowania o drugie posiedzenie poza posiedzeniem plenarnym, które byłoby przeznaczone wyłącznie dla członków ERZ (jak przewidziano w szwedzkiej ustawie transponującej) i z pewnym czasem poświęconym na sesję szkoleniową.
Miejsce powinno być jak najbardziej zróżnicowane, aby dać członkom ERZ możliwość zapoznania się z różnymi lokalizacjami grupy.
Zdaniem organizacji pracodawców od czasu wybuchu pandemii COVID-19 w 2020 r. spotkania cyfrowe stały się dobrze działającą i sprawdzoną metodą pracy, która dowiodła swojej wartości.
Ustalanie porządku obrad i dokumenty robocze
Porządek obrad musi być wspólnie określony przez kierownictwo i komitet o zmniejszonym składzie.
Proces ten musi być jednak demokratyczny i obejmować również możliwość przekazywania przez członków ERZ do komitetu o zmniejszonym składzie wniosków/propozycji dotyczących kwestii, które mają zostać umieszczone w porządku obrad.
Należy ustalić termin wysłania zaproszenia i porządku obrad do wszystkich członków ERZ.
Dla dobrego przygotowania członków ERZ istotne jest, aby otrzymali oni również dokumenty robocze na długo przed posiedzeniem. Termin ten powinien zostać określony w umowie.
Protokoły z posiedzeń
Umowa musi określać, kto jest odpowiedzialny za sporządzanie protokołów.
Centralne kierownictwo i komitet o zmniejszonym składzie muszą mieć możliwość przeczytania, przekazania poprawek/komentarzy i zatwierdzenia jego ostatecznej wersji.
Należy określić jasne ramy czasowe, aby zapewnić, że wszyscy członkowie ERZ otrzymają protokół w rozsądnym terminie.
Protokół musi być dostępny we wszystkich niezbędnych językach. Również w tym przypadku należy określić ramy czasowe.
Wyjątkowe okoliczności – procedura informowania i konsultacji
Dyrektywa o ERZ z 2009 r. wprowadziła nowe definicje informacji i konsultacji, które przedstawiają je jako dwa powiązane, ale odrębne etapy jednego procesu. Przeprowadzenie ich podczas jednego spotkania, na którym zarząd po prostu ujawniłby swoją ostateczną decyzję i niejasno omówił ją z ERZ, nie jest już akceptowalne.
Ta nowa rzeczywistość musi znaleźć odzwierciedlenie w umowach ERZ:
Faza informacyjna:
Według organizacji pracodawców, jest to raczej niewyważony pogląd. Kierownictwo spółki ma również swoje obowiązki powiernicze wobec właścicieli i akcjonariuszy. Umowa jest więc uzasadnionym miejscem dla takiej klauzuli i nie powinna być jako taka zabroniona. Oczywiście konieczne są zabezpieczenia przed nadużyciami.
Przedstawiciele pracowników muszą mieć czas i niezbędne zasoby. W szczególności muszą oni mieć prawo do korzystania z pomocy wybranych przez siebie ekspertów w danej dziedzinie, aby móc opracować dogłębne zrozumienie i w stosownych przypadkach, alternatywne propozycje. Ekspert powinien wspierać ich od początku i przez cały proces.
Faza konsultacji:
Kto musi być zaangażowany w procedurę informowania i konsultacji?
Cała ERZ lub, jeśli umowa przewiduje, że procedura odbywa się na poziomie komitetu o zmniejszonym składzie, musi ona zostać rozszerzona o członków ERZ z zainteresowanych krajów. Przedstawiciele zakładów, których bezpośrednio dotyczą okoliczności lub przewidywane środki, a którzy nie są członkami ERZ, muszą być zaangażowani w całą procedurę.
Dostępne środki i koszty – ogólne podejście do dostępnych środków i kosztów
ERZ należy przydzielić zasoby finansowe i materialne (zob. art. 6.f). Umowa w sprawie powołania ERZ powinna szczegółowo określać te środki i zawierać co najmniej postanowienia dotyczące kosztów ponoszonych przez firmę, tłumaczy, ekspertów, przerw i środków komunikacji.
Wszystkie niezbędne koszty związane z pracą ERZ, a nie tylko koszty związane z uczestnictwem w posiedzeniach muszą być pokrywane przez kierownictwo. Umowa może zawierać ogólne oświadczenie, zgodnie z którym członkowie ERZ będą mieli do dyspozycji wszelkie środki niezbędne do wykonywania swoich praw i obowiązków wynikających z umowy.
Język roboczy, tłumaczenie ustne i pisemne
Na wszystkich posiedzeniach należy zapewnić tłumaczenie symultaniczne we wszystkich niezbędnych językach. Niedopuszczalne jest ograniczanie liczby niezbędnych języków ze względu na koszty. Wszyscy członkowie ERZ muszą być w stanie rozumieć i aktywnie uczestniczyć w posiedzeniach.
Szkolenie językowe nie może być wykorzystywane jako pretekst do rezygnacji z tłumaczenia ustnego. Szkolenie takie jest jednak konieczne, aby umożliwić członkom ERZ zdobycie wystarczającej znajomości wspólnego dla nich języka na potrzeby komunikacji poza posiedzeniami.
Tłumacze ustni muszą być wykwalifikowanymi specjalistami. Kierownictwo nie może wyznaczać osób do pełnienia roli tłumaczy ustnych.
Wszystkie dokumenty muszą być przetłumaczone na niezbędne języki przez profesjonalnych tłumaczy, aby zagwarantować jakość tekstów.
Według organizacji pracodawców te wymagania dotyczące tłumaczeń są zbyt szerokie. Nie jest niewłaściwe wymaganie znajomości wystarczającego poziomu języka angielskiego lub innych języków powszechnie używanych w firmie.
Eksperci
Czas podróży i czas spędzony przez członków ERZ i komitetu o zmniejszonym składzie na posiedzeniach plenarnych, przygotowawczych i podsumowujących, a także na szkoleniach musi być wliczany do czasu pracy i odpowiednio wynagradzany.
Ponadto członkowie ERZ muszą mieć zapewnione niezbędne przerwy, aby mogli wykonywać zadania i obowiązki wynikające z mandatu. Ten czas wolny musi być również liczony jako godziny pracy.
Składanie sprawozdań na poziomie krajowym i lokalnym
W ramach swoich zadań członkowie ERZ mają obowiązek informowania przedstawicieli pracowników lub w przypadku braku odpowiednich struktur, całej załogi o działaniach ERZ. (patrz Dyrektywa o ERZ, punkt 10.2).
Ograniczenie obowiązku sprawozdawczości do ogólnego oświadczenia wydanego wspólnie przez kierownictwo i ERZ po jej posiedzeniach nie jest wystarczające. Członkowie ERZ nie powinni być pozbawieni możliwości osobistej komunikacji z pracownikami, których reprezentują, bez jakiejkolwiek ingerencji ze strony kierownictwa.
Przedstawiciele pracowników będą na ogół korzystać z ustanowionych krajowych organów reprezentacji pracowników w celu przekazywania informacji zwrotnych tym, których reprezentują.
Szkolenie
Dyrektywa w sprawie ERZ stanowi, że członkom ERZ należy zapewnić szkolenia bez utraty wynagrodzenia (zob. art. 10.4). Szkolenia są rzeczywiście niezbędne, aby umożliwić członkom ERZ prawidłowe wykonywanie ich obowiązków. Kursy szkoleniowe muszą być traktowane jako integralna część ich mandatu i wynagradzane jak godziny pracy.
Wszystkie koszty związane ze szkoleniami, w tym koszty podróży i zakwaterowania, muszą być pokrywane przez kierownictwo.
Podczas gdy potrzeby szkoleniowe można określić w rozmowach z kierownictwem, ERZ jest w stanie najlepiej ocenić, jakiego rodzaju szkoleń potrzebuje. W związku z tym członkowie ERZ „muszą mieć możliwość skorzystania z niezbędnych im szkoleń” (Dyrektywa o ERZ, motyw 33).
Ważne jest rozróżnienie między szkoleniem indywidualnym a szkoleniem zbiorowym skierowanym do całej ERZ. Obie możliwości muszą być przewidziane w umowie.
Poufność
Dyrektywa o ERZ nie jest zbyt pomocna w określaniu, które informacje są poufne i jak z nimi postępować. Artykuł 8 dyrektywy pozostawia państwom członkowskim rozstrzygnięcie tej kwestii. IndustriAll Europe opracowała zatem kilka podstawowych zasad, które powinny zostać włączone do każdej umowy o ERZ.
Dialog prowadzony w ramach ERZ musi być otwarty i przejrzysty. Poufność musi obejmować tylko te informacje, które zostały wyraźnie i rozsądnie określone jako poufne. Traktowanie każdej informacji jako poufnej jest niedopuszczalne, ponieważ uniemożliwiałoby członkom ERZ wypełnianie ich obowiązków, w szczególności w komunikacji z pracownikami krajowymi lub organami reprezentacji pracowników.
Aby uniknąć niewłaściwego klasyfikowania informacji jako poufnych, centralne kierownictwo musi przedstawić wyjaśnienie, dlaczego takie informacje muszą pozostać poufne i jak długo obowiązuje zasada poufności.
Obowiązek ten (również w odniesieniu do ekspertów zewnętrznych) musi obowiązywać nawet po wygaśnięciu kadencji członków ERZ, ale tylko tak długo, jak długo informacje pozostają poufne.
Okres obowiązywania umowy, zmiany i klauzula wypowiedzenia
Dyrektywa o ERZ (zob. art. 6g) stanowi, że umowa o ERZ musi zawierać datę jej wejścia w życie i okres jej obowiązywania, ustalenia dotyczące jej zmiany lub rozwiązania oraz przypadki, w których umowa podlega renegocjacji i procedurę jej renegocjacji, w tym, w razie potrzeby, w przypadku zmiany struktury przedsiębiorstwa.
Umowa może być zawarta na czas nieokreślony lub na czas określony, ale zawsze musi zawierać postanowienie zapewniające członkom ERZ możliwość jej rozwiązania, jeśli uznają, że przestała ona spełniać ich oczekiwania. Stwierdzenie, że porozumienie będzie obowiązywać do czasu podpisania nowego porozumienia oznacza, że delegaci mogą utknąć w tym porozumieniu na czas nieokreślony. Należy tego unikać, chyba że porozumienie jest wyjątkowo dobre.
Postanowienia dotyczące zmiany umowy ERZ muszą być wyraźnie odróżnione od postanowień dotyczących jej rozwiązania. Członkowie ERZ muszą mieć możliwość okresowej oceny umowy, np. przed końcem okresu obowiązywania mandatu, a także do zaproponowania zmian w celu skorygowania stwierdzonych dysfunkcji lub dostosowania porozumienia do ulepszonych praktyk. W każdym przypadku, gdy dojdzie do zmiany dyrektywy w sprawie ERZ, umowa będzie musiała zostać dostosowana do zmienionego prawa.
Przykład
Jakie sankcje za naruszenie praw ERZ?
Aktualności Akademii ERZ 4/2021
„W ostatnich latach nastąpił wzrost liczby sporów sądowych dotyczących europejskich rad Zakładowych. Większość spraw dotyczyła grup anglosaskich, głównie z USA oraz firm z branży opakowaniowej. Jednym z głównych ośrodków była Wielka Brytania, gdzie przed Brexitem każdego roku składano pół tuzina pozwów dotyczących ERZ. Europejskie Rady Zakładowe były w stanie wygrać wiele z tych spraw. Do tej pory jednak tylko we Francji i Belgii udało im się uzyskać nakazy tymczasowego wstrzymania wdrażania środków. Kilka prób w Niemczech i Holandii zakończyło się niepowodzeniem.
Dyrektywa UE w sprawie ustanowienia europejskiej rady zakładowej stanowi w motywie 35: »w przypadku niespełnienia obowiązków ustalonych w niniejszej dyrektywie państwa członkowskie muszą podjąć odpowiednie działania«. Motyw 36 wspomina o »sankcjach, które są skuteczne, odstraszające i proporcjonalne do wagi przestępstwa«. Ale czym jest skuteczna i odstraszająca sankcja? We Francji najwyższa kiedykolwiek nałożona grzywna wyniosła 15 000 euro, a w Wielkiej Brytanii 40 000 funtów. W Niemczech nigdy nie nałożono żadnej grzywny. Nie istnieje również orzecznictwo Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości w tej sprawie.
Ogólne rozporządzenie UE o ochronie danych osobowych zawiera wytyczne. Obowiązuje ono od maja 2018 r. Artykuł 83 przewiduje grzywny, które muszą być »skuteczne, proporcjonalne i odstraszające« i mogą wynosić do 4% całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego. Na tej podstawie prawnej hamburski komisarz ds. ochrony danych i wolności informacji nałożył w październiku 2020 r. grzywnę w wysokości 35,3 mln euro na Hennes & Mauritz Online Shop za przechowywanie akt zawierających poufne informacje dotyczące personelu. Ponieważ sformułowanie »skuteczne, proporcjonalne i odstraszające« jest podobne w obu aktach prawnych, ten rząd wielkości można również rozważyć w przypadku naruszeń prawa ERZ. Krótko przed końcem 2021 r. toczą się obecnie trzy sprawy sądowe dotyczące ERZ, które mogą doprowadzić tę kwestię aż do Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości: jedna w Austrii, jedna w Niemczech i jedna w Irlandii.”
https://www.ewc-news.com/en042021.htm#5 Zdaniem organizacji pracodawców jest to zbyt daleko idąca analogia, zwłaszcza że potencjalne szkody spowodowane nadużywaniem danych osobowych są znacznie bardziej szkodliwe.