5. Wyzwania dla ERZ spowodowane pandemią COVID-19

Twarzą w twarz, hybrydowo, online? Sposób organizowania posiedzeń specjalnego zespołu negocjacyjnego, ERZ i spółkach europejskich po pandemii COVID-19

Wspólne zalecenia europejskich federacji związków zawodowych dla koordynatorów ERZ/SE i przedstawicieli pracowników w SZN, ERZ i SE, czerwiec 2022 r.

Ponieważ pandemia COVID-19 uniemożliwiła bezpośrednie spotkania, w ciągu ostatnich dwóch lat specjalne zespoły negocjacyjne (SZN), europejskie rady zakładowe (ERZ) i rady zakładowe w przedsiębiorstwach posiadających statut spółki europejskiej (ERZ-SE) działały w nadzwyczajnych okolicznościach w ostatnich dwóch latach. Internetowe i hybrydowe (częściowo online, częściowo fizyczne) wideokonferencje służyły jako tymczasowe rozwiązanie umożliwiające prowadzenie dialogu społecznego z kierownictwem oraz zapewnienie ciągłych informacji i konsultacji w kluczowych kwestiach dla europejskich pracowników.

Obecnie, po zniesieniu zaleceń dotyczących dystansu społecznego i ograniczeń w podróżowaniu, europejskie federacje związków zawodowych utrzymują, że spotkania twarzą w twarz są normą w prowadzeniu skutecznej pracy specjalnych zespołów negocjacyjnych, ERZ i rad zakładowych w spółkach europejskich oraz solidnej komunikacji między delegatami. W niektórych krajach, takich jak Niemcy, decyzje i głosowania ERZ są ważne tylko wtedy, gdy zostały podjęte na fizycznym spotkaniu. Narzędzia cyfrowe, takie jak wideokonferencje i spotkania hybrydowe, choć przydatne w wyjątkowych okolicznościach i służące jako okazja do zwołania większej liczby spotkań niż zaplanowano w umowie ERZ nie mogą zastępować podstawowego prawa specjalnego zespołu negocjacyjnego, ERZ lub rady zakładowej w spółce europejskiej do bezpośrednich spotkań.

W żadnym wypadku kierownictwo nie powinno jednostronnie decydować o formacie spotkania!

Europejskie federacje związków zawodowych zalecają zatem:

wznowienie bezpośrednich spotkań specjalnego zespołu negocjacyjnego, ERZ i ERZ-SE.

Spotkania twarzą w twarz pozostają normalnym sposobem działania specjalnych zespołów negocjacyjnych, europejskich rad zakładowych i rad zakładowych w spółkach europejskich. Spotkania przygotowawcze i podsumowujące z przedstawicielami pracowników ERZ lub ERZ-SE powinny również odbywać się osobiście, z pomocą profesjonalnych tłumaczy, którzy również powinni być obecni w sali konferencyjnej.

Europejskie federacje związków zawodowych uważają, że nie jest wskazane uciekanie się do spotkań hybrydowych lub online na posiedzeniach plenarnych ERZ lub specjalnych zespołów negocjacyjnych, zwłaszcza w początkowej fazie negocjacji, kiedy członkowie nie znają się szczególnie dobrze.

Ograniczenie wykorzystania spotkań online lub hybrydowych do mniejszych grup i dodatkowych spotkań

Spotkania online lub hybrydowe mogą być przewidziane dla spotkań grup roboczych ERZ lub ERZ-SE (jeśli takie istnieją) lub dla komitetu o zmniejszonym składzie ERZ lub ERZ-SE, pod warunkiem, że te spotkania online lub hybrydowe pomogą w częstszych spotkaniach, oprócz tych już zaplanowanych w porozumieniu ERZ i ERZ-SE.

Decyzja o zwołaniu posiedzenia online lub hybrydowego musi podlegać porozumieniu członków ERZ lub ERZ-SE i musi być podejmowana indywidualnie dla każdego przypadku.

W przypadku podjęcia decyzji o stałym korzystaniu z narzędzi online/hybrydowych przy organizacji posiedzeń grupy roboczej ERZ lub ERZ-SE oraz wszelkich dodatkowych posiedzeń specjalnego zespołu negocjacyjnego, warto rozważyć odpowiednie dostosowanie umowy ERZ lub ERZ-SE. W takim przypadku należy skontaktować się z ekspertem/koordynatorem związkowym, który pomaga ERZ lub ERZ-SE oraz z europejską federacją związków zawodowych.

Aby zapewnić dobrą jakość spotkań online lub hybrydowych, europejskie federacje związków zawodowych zalecają przestrzeganie następujących zasad:

1. Formalne uzgodnienie z kierownictwem zasad i szczegółowych warunków korzystania ze spotkań online lub hybrydowych. Pierwszym celem jest zapewnienie, że wszyscy delegaci korzystają w równym stopniu z tych samych wysokiej jakości warunków pracy i że nikt nie będzie pokrzywdzony (np. z powodu braku dostępu do odpowiedniego sprzętu IT lub nieobecności w sali na spotkaniu hybrydowym).

2. Zwrócenie się o najlepszy jakościowo system wideokonferencyjny/hybrydowy, tj. taki, który zapewnia:

  • uczestnictwo za pośrednictwem wideo z możliwością zobaczenia każdego uczestnika na ekranie;
    • tłumaczenie symultaniczne we wszystkich wymaganych językach zapewnione przez profesjonalnych tłumaczy ustnych;
    • możliwość poproszenia o głos przez wszystkich uczestników;
    • czat, na którym delegaci mogą komunikować się podczas spotkania z zachowaniem poufności;
    • udział zewnętrznych ekspertów i koordynatorów związkowych, którzy wspierają ERZ lub rady zakładowe w spółkach europejskich;
    • wysoki poziom cyberbezpieczeństwa i ochrony prywatności, przy jednoczesnym zapewnieniu, że zapory ogniowe i inne urządzenia zabezpieczające sieć nie uniemożliwiają delegatom zwoływania spotkań między sobą (bez udziału kierownictwa) ani nie uniemożliwiają zaangażowania zewnętrznych ekspertów i koordynatorów związkowych.

3. Zapewnienie wszystkim delegatom dostępu do systemu wideokonferencyjnego i przeszkolenie ich w zakresie korzystania z niego. Członkowie ERZ i ERZ-SE muszą mieć dostęp do niezbędnego sprzętu (komputer/tablet, szybkie łącze internetowe, zestaw słuchawkowy, kamera internetowa) oraz do dedykowanego biura lub (domowego) pokoju, aby umożliwić im znaczący udział w spotkaniu. Przed pierwszym spotkaniem online/hybrydowym należy przeprowadzić sesję szkoleniową oraz test wybranego systemu wideokonferencyjnego.

Oczywiście to delegaci specjalnego zespołu negocjacyjnego, ERZ lub rady zakładowej w spółce europejskiej decydują wraz ze swoją federacją związków zawodowych, co jest najlepsze, w zależności od ich konkretnej sytuacji, pod warunkiem, że jest prowadzony wysokiej jakości dialog społeczny. Ekspert/koordynator związkowy wyznaczony do pomocy specjalnemu zespołowi negocjacyjnemu, ERZ lub radzie zakładowej w spółce europejskiej, a także europejskie federacje związków zawodowych pozostają do pełnej dyspozycji w przypadku jakichkolwiek pytań.

Należy zauważyć, że stanowisko związków zawodowych (europejskiej federacji przemysłowej IndustriaAll) przedstawione powyżej jest postrzegane przez większość organizacji pracodawców jako zbyt restrykcyjne, a sytuacja powinna być rozpatrywana indywidualnie.