Twarzą w twarz, hybrydowo, online? Sposób organizowania posiedzeń specjalnego zespołu negocjacyjnego, ERZ i spółkach europejskich po pandemii COVID-19
Wspólne zalecenia europejskich federacji związków zawodowych dla koordynatorów ERZ/SE i przedstawicieli pracowników w SZN, ERZ i SE, czerwiec 2022 r.
Ponieważ pandemia COVID-19 uniemożliwiła bezpośrednie spotkania, w ciągu ostatnich dwóch lat specjalne zespoły negocjacyjne (SZN), europejskie rady zakładowe (ERZ) i rady zakładowe w przedsiębiorstwach posiadających statut spółki europejskiej (ERZ-SE) działały w nadzwyczajnych okolicznościach w ostatnich dwóch latach. Internetowe i hybrydowe (częściowo online, częściowo fizyczne) wideokonferencje służyły jako tymczasowe rozwiązanie umożliwiające prowadzenie dialogu społecznego z kierownictwem oraz zapewnienie ciągłych informacji i konsultacji w kluczowych kwestiach dla europejskich pracowników.
Obecnie, po zniesieniu zaleceń dotyczących dystansu społecznego i ograniczeń w podróżowaniu, europejskie federacje związków zawodowych utrzymują, że spotkania twarzą w twarz są normą w prowadzeniu skutecznej pracy specjalnych zespołów negocjacyjnych, ERZ i rad zakładowych w spółkach europejskich oraz solidnej komunikacji między delegatami. W niektórych krajach, takich jak Niemcy, decyzje i głosowania ERZ są ważne tylko wtedy, gdy zostały podjęte na fizycznym spotkaniu. Narzędzia cyfrowe, takie jak wideokonferencje i spotkania hybrydowe, choć przydatne w wyjątkowych okolicznościach i służące jako okazja do zwołania większej liczby spotkań niż zaplanowano w umowie ERZ nie mogą zastępować podstawowego prawa specjalnego zespołu negocjacyjnego, ERZ lub rady zakładowej w spółce europejskiej do bezpośrednich spotkań.
W żadnym wypadku kierownictwo nie powinno jednostronnie decydować o formacie spotkania!
Europejskie federacje związków zawodowych zalecają zatem:
wznowienie bezpośrednich spotkań specjalnego zespołu negocjacyjnego, ERZ i ERZ-SE.
Spotkania twarzą w twarz pozostają normalnym sposobem działania specjalnych zespołów negocjacyjnych, europejskich rad zakładowych i rad zakładowych w spółkach europejskich. Spotkania przygotowawcze i podsumowujące z przedstawicielami pracowników ERZ lub ERZ-SE powinny również odbywać się osobiście, z pomocą profesjonalnych tłumaczy, którzy również powinni być obecni w sali konferencyjnej.
Europejskie federacje związków zawodowych uważają, że nie jest wskazane uciekanie się do spotkań hybrydowych lub online na posiedzeniach plenarnych ERZ lub specjalnych zespołów negocjacyjnych, zwłaszcza w początkowej fazie negocjacji, kiedy członkowie nie znają się szczególnie dobrze.
Ograniczenie wykorzystania spotkań online lub hybrydowych do mniejszych grup i dodatkowych spotkań
Spotkania online lub hybrydowe mogą być przewidziane dla spotkań grup roboczych ERZ lub ERZ-SE (jeśli takie istnieją) lub dla komitetu o zmniejszonym składzie ERZ lub ERZ-SE, pod warunkiem, że te spotkania online lub hybrydowe pomogą w częstszych spotkaniach, oprócz tych już zaplanowanych w porozumieniu ERZ i ERZ-SE.
Decyzja o zwołaniu posiedzenia online lub hybrydowego musi podlegać porozumieniu członków ERZ lub ERZ-SE i musi być podejmowana indywidualnie dla każdego przypadku.
W przypadku podjęcia decyzji o stałym korzystaniu z narzędzi online/hybrydowych przy organizacji posiedzeń grupy roboczej ERZ lub ERZ-SE oraz wszelkich dodatkowych posiedzeń specjalnego zespołu negocjacyjnego, warto rozważyć odpowiednie dostosowanie umowy ERZ lub ERZ-SE. W takim przypadku należy skontaktować się z ekspertem/koordynatorem związkowym, który pomaga ERZ lub ERZ-SE oraz z europejską federacją związków zawodowych.
Aby zapewnić dobrą jakość spotkań online lub hybrydowych, europejskie federacje związków zawodowych zalecają przestrzeganie następujących zasad:
1. Formalne uzgodnienie z kierownictwem zasad i szczegółowych warunków korzystania ze spotkań online lub hybrydowych. Pierwszym celem jest zapewnienie, że wszyscy delegaci korzystają w równym stopniu z tych samych wysokiej jakości warunków pracy i że nikt nie będzie pokrzywdzony (np. z powodu braku dostępu do odpowiedniego sprzętu IT lub nieobecności w sali na spotkaniu hybrydowym).
2. Zwrócenie się o najlepszy jakościowo system wideokonferencyjny/hybrydowy, tj. taki, który zapewnia:
3. Zapewnienie wszystkim delegatom dostępu do systemu wideokonferencyjnego i przeszkolenie ich w zakresie korzystania z niego. Członkowie ERZ i ERZ-SE muszą mieć dostęp do niezbędnego sprzętu (komputer/tablet, szybkie łącze internetowe, zestaw słuchawkowy, kamera internetowa) oraz do dedykowanego biura lub (domowego) pokoju, aby umożliwić im znaczący udział w spotkaniu. Przed pierwszym spotkaniem online/hybrydowym należy przeprowadzić sesję szkoleniową oraz test wybranego systemu wideokonferencyjnego.
Oczywiście to delegaci specjalnego zespołu negocjacyjnego, ERZ lub rady zakładowej w spółce europejskiej decydują wraz ze swoją federacją związków zawodowych, co jest najlepsze, w zależności od ich konkretnej sytuacji, pod warunkiem, że jest prowadzony wysokiej jakości dialog społeczny. Ekspert/koordynator związkowy wyznaczony do pomocy specjalnemu zespołowi negocjacyjnemu, ERZ lub radzie zakładowej w spółce europejskiej, a także europejskie federacje związków zawodowych pozostają do pełnej dyspozycji w przypadku jakichkolwiek pytań.
Należy zauważyć, że stanowisko związków zawodowych (europejskiej federacji przemysłowej IndustriaAll) przedstawione powyżej jest postrzegane przez większość organizacji pracodawców jako zbyt restrykcyjne, a sytuacja powinna być rozpatrywana indywidualnie.