3. EZRy – postupy

Zloženie

Počet členov EZR a rozdelenie kresiel sa musia dohodnúť (pozrieť článok 6b smernice o EZR). Samotný zoznam krajín s počtom kresiel však nestačí. Dohoda musí obsahovať kľúč na prideľovanie kresiel na jednotlivé krajiny.

Tento kľúč by mal byť vyvážený (rešpektovanie veľkosti krajín, pokiaľ ide o údaje o zamestnanosti), ale nemala by dominovať jedna krajina (ako možné riešenie môžete chcieť stanoviť horný limit kresiel dostupných pre každú krajinu). Môžu sa zvážiť aj iné kritériá, ako napríklad počet miest a odborov alebo počet a reprezentatívnosť zastúpených národných odborových zväzov.

Voľba/vymenovanie členov EZR a funkčné obdobie

Voľba/vymenovanie sa musí uskutočniť v súlade s vnútroštátnym právom/praxou.

Často sa kladie otázka, či ustanovenia dohodnuté v dohodách o EZR majú prednosť pred vnútroštátnymi zákonmi. Smernica o EZR v článku 2d) definuje, že zástupcovia zamestnancov sú tí, ktorí sú „stanovení vnútroštátnym právom a/alebo praxou“. Okrem toho článok 6 smernice o EZR nedáva priestor na rokovania o tejto otázke.

Preto, aj keď zmluvné strany vyjednali opatrenia na voľbu/nomináciu členov EZR, vnútroštátne zákony budú mať vždy prednosť. Akékoľvek ustanovenie v dohodách o EZR, ktoré je mimo pôsobnosti vnútroštátnych právnych predpisov, musí mať nevyhnutne formu odporúčania.

V prípade chýbajúcich alebo nedostatočných ustanovení vo vnútroštátnom transpozičnom zákone umožňujúcom voľbu alebo menovanie členov EZR môže tento nedostatok nahradiť postup voľby alebo menovania členov EZR. Ako posledná možnosť, ak sa aj toto ukáže ako nedostatočné, by sa v dohode malo počítať s demokratickou voľbou všetkých zamestnancov.

Zástupcovia manažmentu

Smernica o EZR považuje EZR za kolektívny orgán zastupovania zamestnancov. Niektoré dohody ho však opisujú ako zmiešaný orgán, ktorý zahŕňa aj zástupcov manažmentu.

V tejto situácii je potrebné zabezpečiť, aby zástupcovia zamestnancov v EZR využívali všetky práva a nástroje opísané v smernici o EZR (právo organizovať prípravné stretnutia a porady, povinnosť komunikovať so zamestnancami, ktorých zastupujú, bez prítomnosti vedenia, atď.).

Výberový výbor

EZR musí byť oprávnená zvoliť si Výberový výbor zložený len zo zástupcov zamestnancov. Poznámka: „Výberový výbor“ má často rôzne názvy: „sekretariát“, „administratívny výbor“, „Riadiaca skupina“ atď.

Ak je Výberový výbor zmiešaným orgánom, je potrebné zabezpečiť, aby si zástupcovia zamestnancov mohli spomedzi seba zvoliť malú skupinu, ktorá má rovnaké práva a prostriedky ako ktorýkoľvek Výberový výbor zložený len zo zástupcov zamestnancov (zasadnutia bez vedenia a pod.).

Bežné stretnutia EZR – Frekvencia stretnutí, miesto konania a načasovanie

EZR musí mať právo stretnúť sa s centrálnym vedením [manažmentom] aspoň raz ročne.

Mesto a miesto konania by mali byť dohodnuté medzi manažmentom a Výberovým výborom.

Schôdze [stretnutia] EZR a Výberového výboru sa spravidla konajú osobne. Používanie technických/virtuálnych prostriedkov na stretnutia by malo zostať výnimočné a len so súhlasom oboch strán. Telekonferencie s mnohými používateľmi nie sú možné a mali by sa uprednostniť iné technické/virtuálne prostriedky.

Odporúča sa rokovať o práve aspoň na dve zasadnutia EZR ročne, aby sa zabezpečila väčšia kontinuita v práci EZR.

Ak vedenie [manažment] nemá záujem prijať dve plenárne zasadnutia EZR ročne, stojí za zváženie možnosť požiadať o druhé zasadnutie mimo plenárneho zasadnutia, ktoré by bolo len pre členov EZR (ako sa predpokladá vo švédskom transpozičnom zákone) a s určitým časom venovaným tréningu.

Miesta by mali byť čo najrozmanitejšie, aby členovia EZR mali možnosť spoznať rôzne lokality skupiny.

Podľa zamestnávateľských organizácií sa digitálne stretnutia od pandémie COVID-19 v roku 2020 stali dobre zavedenou a osvedčenou pracovnou metódou, ktorá preukázala svoju hodnotu.

Stanovenie agendy a pracovné dokumenty

Program [agendu] musia spoločne definovať vedenie [manažment] a Výberový výbor.

Proces však musí byť demokratický a musí zahŕňať aj možnosť, aby členovia EZR zasielali Výberovému výboru žiadosti/návrhy na otázky, ktoré majú byť zaradené do programu.

Pre odoslanie pozvánky a agendy všetkým členom EZR musí byť stanovené oneskorenie.

Pre dobrú prípravu členov EZR je nevyhnutné, aby v dostatočnom predstihu pred stretnutím dostali aj pracovné dokumenty. V dohode by mala byť uvedená lehota.

Minutes of meetings [Zápisnice zo stretnutí]

V dohode musí byť uvedené, kto je poverený vypracovaním zápisnice.

Centrálny manažment a Výberový výbor musia mať možnosť čítať, posielať pozmeňujúce a doplňujúce návrhy/pripomienky a schvaľovať konečné znenie.

Musí sa poskytnúť jasný časový rámec, aby sa zabezpečilo, že všetci členovia EZR dostanú zápisnicu s primeraným oneskorením.

Zápisnica musí byť dostupná vo všetkých potrebných jazykoch. Aj tu je potrebné určiť časový rámec.

Výnimočné okolnosti – postup informovania a konzultácie [porady]

Smernica o EZR z roku 2009 zaviedla nové definície informácie a porady, ktoré ich predstavujú ako dve prepojené, ale odlišné fázy v jednom procese. Uskutočniť ich na jednom jedinom stretnutí, na ktorom by vedenie jednoducho zverejnilo svoje konečné rozhodnutie a vágne ho prediskutovalo s EZR, už nie je prijateľné.

Táto nová realita sa musí odraziť v dohodách o EZR:

• Nestačí uviesť, že za výnimočných okolností sa EZR alebo Výberový výbor stretnú s vedením, aby boli informovaní a konzultovaní.
• Konzultáciu [Poradu] možno uskutočniť až po riadnom ukončení informačnej fázy.

Informačná fáza:

• Predbežné informácie môžu byť zástupcom zamestnancov poskytnuté aj iným spôsobom ako telefonicky alebo videokonferenciou.
• Len ústna komunikácia zo strany vedenia však nestačí. Po týchto predbežných informáciách musí vedenie poskytnúť informácie písomne. Tieto informácie musia byť presné a úplné a musia obsahovať najmä analýzu možného vplyvu. V skutočnosti nie je úlohou EZR robiť dodatočné vyšetrovania.
• Nie je prijateľné uviesť v dohode, že v niektorých prípadoch môže byť potrebné, aby vedenie prijalo rýchle rozhodnutia: hoci zástupcovia zamestnancov nemusia zámerne spomaliť proces a brániť procesu rozhodovania, manažment má jasnú zodpovednosť zabezpečiť vhodné informácie čo najskôr, aby sa umožnil zmysluplný postup informovania a porady.

Podľa organizácie zamestnávateľov – Toto je dosť nevyvážený pohľad. Predstavenstvo spoločnosti má aj svoje zverenecké povinnosti voči majiteľom a akcionárom. Dohoda je teda legitímnym miestom pre takúto doložku a ako taká by nemala byť zakázaná. Samozrejme sú potrebné záruky proti zneužitiu.

Zástupcovia zamestnancov musia mať potrebný čas a zdroje. Predovšetkým musia mať právo na pomoc odborníkom [expertom] na danú problematiku podľa vlastného výberu, aby mohli do hĺbky porozumieť a v prípade potreby aj alternatívne návrhy. Odborník [expert] by im mal pomáhať od začiatku a počas celého procesu.

Poradná fáza:

• V tejto fáze sú nevyhnutné stretnutia medzi manažmentom a zástupcami zamestnancov. Diskusie a výmeny názorov o otázkach potenciálne ovplyvňujúcich budúcnosť zamestnancov by sa nemali uskutočňovať na telefonických konferenciách. Osobné stretnutia sú tu jedinou možnosťou.
• Zástupcovia zamestnancov musia mať právo na prípravné stretnutie bez vedenia pred plenárnym zasadnutím a následným záverečným stretnutím.
• Názor zamestnancov musí byť prediskutovaný a zohľadnený pri rozhodovaní centrálneho manažmentu, napr. pred prijatím konečného rozhodnutia.
• Pred dokončením procesu musí vedenie [manažment] poskytnúť odpoveď a dôvody odpovede na akýkoľvek názor vyjadrený EZR/Výberovým výborom.

Kto musí byť zapojený do postupu informovania a konzultácií [porád]?

Celá EZR, alebo ak dohoda stanovuje, že postup prebieha na úrovni Výberového výboru, musí sa rozšíriť tak, aby zahŕňala členov EZR z príslušných krajín. Do celého postupu musia byť zapojení zástupcovia lokalít priamo dotknutých okolnosťami alebo plánovanými opatreniami, ktorí nie sú členmi EZR.

Dostupné prostriedky a náklady – Všeobecný prístup k dostupným prostriedkom a nákladom

Finančné a materiálne zdroje majú byť pridelené EZR-e (pozri článok 6.f), dohoda o EZR musí podrobne uvádzať tieto prostriedky a obsahovať aspoň ustanovenia o nákladoch, ktoré znáša spoločnosť, jazykoch, odborníkoch [expertoch], o voľnom a o komunikačných prostriedkoch.

Všetky nevyhnutné náklady v súvislosti s prácou EZR musí znášať vedenie [manažment] a nielen náklady spojené s účasťou na zasadnutiach. Dohoda by mohla obsahovať všeobecné vyhlásenie, podľa ktorého budú mať členovia EZR k dispozícii všetky prostriedky potrebné na výkon ich práv a povinností podľa dohody.

Pracovný jazyk, tlmočenie a preklad

Na všetkých zasadnutiach musí byť zabezpečené simultánne tlmočenie do všetkých potrebných jazykov. Nie je prijateľné obmedziť počet potrebných jazykov z nákladových dôvodov. Všetci členovia EZR musia byť schopní porozumieť a aktívne sa zúčastňovať na stretnutiach.

Jazykové vzdelávanie nemožno použiť ako ospravedlnenie pre zrušenie tlmočenia. Napriek tomu je toto školenie potrebné na to, aby umožnilo členom EZR získať dostatočné znalosti jazyka, ktorý im je spoločný na komunikáciu mimo stretnutí.

Tlmočníci musia byť kvalifikovaní odborníci. Vedenie nesmie menovať ľudí, ktorí budú pôsobiť ako tlmočníci.

Všetky dokumenty musia byť preložené do potrebných jazykov profesionálnymi prekladateľmi, aby bola zaručená kvalita textov.

Podľa zamestnávateľských organizácií sú tieto nároky na preklad príliš rozsiahle. Nie je nevhodné požadovať znalosť angličtiny na dostatočnej úrovni alebo iných jazykov vo firme bežne používaných.

Odbornosť

Je potrebné rozlišovať aspoň medzi dvoma typmi odborníkov [expertov]: * jeden externý odborník, ktorý je odborovým koordinátorom a ktorý pomáha EZR ako stály poradca. Koordinátor musí mať právo zúčastňovať sa všetkých zasadnutí vrátane plenárnych zasadnutí EZR a zasadnutí Výberového výboru.

Cestovný čas a čas strávený členmi EZR a Výberového výboru na plenárnych, prípravných a záverečných stretnutiach, ako aj na školeniach sa musia počítať ako pracovné hodiny a musia byť primerane zaplatené.

Okrem toho musia mať členovia EZR potrebné voľno, aby sa mohli venovať úlohám a zodpovednostiam, ktoré im mandát prináša. Aj toto voľno sa musí započítať do pracovného času.

Spätné podávanie správ na národnej/miestnej úrovni

Členovia EZR majú v rámci svojich úloh povinnosť podávať zástupcom zamestnancov, alebo ak neexistujú vhodné štruktúry, všetkým zamestnancom správy o práci EZR. (Pozri smernicu o EZR, bod 10.2).

Nie je dosť dobré obmedziť povinnosť podávania správ k všeobecnému vyhláseniu vydanému spoločne vedením [manažmentom] a EZR po zasadnutiach EZR. Členovia EZR by nemali byť zbavení možnosti osobne komunikovať so zamestnancami, ktorých zastupujú bez akéhokoľvek zásahu vedenia.

Zástupcovia zamestnancov budú vo všeobecnosti využívať zavedené národné orgány zastupovania zamestnancov na podávanie správ tým, ktorých zastupujú.

Tréning [Školenie]

Smernica o EZR stanovuje, že členom EZR sa musí poskytnúť školenie bez straty mzdy (pozri článok 10.4). Školenie je skutočne nevyhnutné na to, aby členovia EZR mohli riadne vykonávať svoje povinnosti. Vzdelávacie kurzy musia byť považované za neoddeliteľnú súčasť ich mandátu a odmeňované ako pracovný čas.

Všetky náklady súvisiace so školením vrátane cestovných nákladov a nákladov na ubytovanie musí uhradiť manažment.

Zatiaľ čo potreby odbornej prípravy možno identifikovať v diskusiách s manažmentom, EZR má najlepšie postavenie na to, aby zhodnotila, aký druh odbornej prípravy potrebuje. V dôsledku toho členovia EZR „musia mať možnosť absolvovať odbornú prípravu, ktorú požadujú“ (smernica o EZR, odôvodnenie 33).

Je dôležité rozlišovať medzi individuálnym vzdelávaním a kolektívnym vzdelávaním zameraným na celú EZR. V dohode musia byť uvedené obe možnosti.

Mlčanlivosť

Smernica EZR nie je veľmi nápomocná pri definovaní, ktoré informácie sú dôverné a ako s nimi nakladať. Jej článok 8 ponecháva členské štáty, aby sa touto otázkou zaoberali. IndustriAll Europe preto vyvinula niekoľko základných princípov, ktoré by mali byť začlenené do akejkoľvek dohody o EZR.

Dialóg, ktorý prebieha v rámci EZR, musí byť otvorený a transparentný. Dôvernosť [mlčanlivosť] sa musí vzťahovať len na také informácie, ktoré boli ako také výslovne a primerane označené. Zaobchádzanie s každou informáciou ako s dôvernou je neprijateľné, pretože by to bránilo členom EZR v plnení ich povinností, najmä pri komunikácii s národnými zamestnancami alebo orgánmi zastupovania zamestnancov.

Aby sa predišlo zneužívaniu klasifikácie informácií ako dôverných, musí centrálny manažment poskytnúť vysvetlenie, prečo tieto informácie musia zostať dôverné a ako dlho dôvernosť platí.

Táto povinnosť (aj pre externých odborníkov) musí platiť aj po uplynutí funkčného obdobia členov EZR, ale len dovtedy, kým informácie zostanú dôverné.

Trvanie dohody, dodatky a doložka o ukončení

Smernica o EZR (pozri článok 6g) stanovuje, že dohoda o EZR musí obsahovať dátum nadobudnutia jej platnosti a jej trvanie, opatrenia na jej zmenu alebo ukončenie a prípady v ktorých sa má dohoda opätovne prerokovať, a postup na jej opätovné prerokovanie – vrátane kde je to potrebné – kde sa mení štruktúra spoločnosti.

Dohoda môže byť časovo neobmedzená alebo na dobu určitú, ale vždy musí obsahovať ustanovenie, ktoré zabezpečí, že členovia EZR ju môžu vypovedať, ak sa domnievajú, že už nespĺňa ich očakávania. Takže vyhlásenie, že dohoda bude naďalej platná až do podpísania novej dohody, znamená, že delegáti môžu na tej dohode zostať natrvalo. Tomuto sa treba vyhnúť, pokiaľ dohoda nie je výnimočne dobrá.

Ustanovenia o zmene a doplnení dohody o EZR musia byť jasne odlíšené od ustanovení o jej ukončení. Členovia EZR musia dostať príležitosť z času na čas zhodnotiť svoju dohodu, napr. pred koncom mandátu a navrhnúť zmeny s cieľom opraviť uvedené nefunkčnosti alebo prispôsobiť dohodu zlepšenej praxi. V každom prípade, keď by došlo k zmene smernice o EZR, dohoda by sa musela prispôsobiť zmenenému zákonu.

Príklad

Aké sú sankcie za porušenie práv EZR?

Správy akadémie EZR – 4/2021

V posledných rokoch vzrástol počet súdnych sporov týkajúcich sa európskej zamestnaneckej rady. Väčšina prípadov sa týkala anglosaských skupín, väčšinou z USA a spoločností v obalovom priemysle. Jedna pozornosť bola zameraná na Veľkú Britániu, kde sa každý rok pred Brexitom podávalo pol tucta žalôb EZR. Európske zamestnanecké rady dokázali vyhrať mnohé z týchto prípadov. Zatiaľ sa im však podarilo získať príkazy na predbežné zastavenie vykonávania opatrení len vo Francúzsku a Belgicku. Niekoľko pokusov v Nemecku a Holandsku zlyhalo.

Smernica EÚ o zriadení európskej zamestnaneckej rady v odôvodnení 35 uvádza: „Členské štáty musia prijať primerané opatrenia v prípade nesplnenia povinností ustanovených v tejto smernici.“ V odôvodnení 36 sa hovorí o „sankciách, ktoré sú účinné, odrádzajúce a primerané závažnosti priestupku. Čo je však účinná a odrádzajúca sankcia? Vo Francúzsku bola najvyššia uložená pokuta 15 000 eur a vo Veľkej Británii 40 000 libier. V Nemecku nebola nikdy udelená žiadna pokuta. V tejto veci neexistuje ani judikatúra Európskeho súdneho dvora.

Usmernenie poskytuje všeobecné nariadenie EÚ o ochrane údajov.

Je v platnosti od mája 2018. V článku 83 sa stanovujú pokuty, ktoré musia byť „účinné, primerané a odrádzajúce“ a môžu dosahovať až 4 % celkového celosvetového ročného obratu za predchádzajúci finančný rok. Na tomto právnom základe uložil hamburský komisár pre ochranu údajov a slobodu informácií v októbri 2020 online obchodu Hennes & Mauritz pokutu vo výške 35,3 milióna EUR za uchovávanie záznamov s dôvernými personálnymi informáciami. Keďže znenie „účinné, primerané a odrádzajúce“ je podobné v oboch právnych aktoch by sa táto rádová veľkosť mohla považovať aj za porušenie práva EZR. Krátko pred koncom roka 2021 v súčasnosti prebiehajú tri súdne spory o EZR, ktoré majú potenciál dostať túto otázku až pred Európsky súdny dvor: jeden v Rakúsku, jeden v Nemecku a jeden v Írsku.’

https://www.ewc-news.com/en042021.htm#5

Podľa názoru zamestnávateľskej organizácie ide o príliš rozsiahlu analógiu, najmä preto, že potenciálne škody spôsobené zneužitím osobných údajov sú oveľa škodlivejšie.