3. Procedimientos de los CEE
Composición
El número de miembros del CEE y la asignación de puestos deben negociarse (véase el artículo 6b de la Directiva CEE). Sin embargo, una mera lista de países con el número de puestos no es suficiente. El acuerdo debe contener una forma para la asignación de escaños por país.
Esta forma debe ser equilibrada (respeto del tamaño de los países en términos de números de empleados), pero no debe existir una posición dominante de un país (como posible solución, puede fijarse un límite máximo de escaños disponibles por país). Pueden considerarse otros criterios, como el número de centros y divisiones o el número y representatividad de los sindicatos nacionales representados.
Elección/designación de los miembros del CEE y duración del mandato
La elección/designación debe realizarse de conformidad con la legislación/práctica nacional.
A menudo se plantea la cuestión de si las disposiciones negociadas en los acuerdos del CEE tienen prioridad sobre las leyes nacionales. La directiva CEE define en su artículo 2d) que los representantes de los trabajadores son los «previstos en las legislaciones y/o las prácticas nacionales». Además, el artículo 6 de la directiva CEE no deja margen para la negociación sobre esta cuestión.
Por lo tanto, incluso si las partes han negociado acuerdos para la elección/nominación de los miembros del CEE, las leyes nacionales siempre tendrán prioridad. Cualquier disposición de los acuerdos del CEE que quede fuera del ámbito de aplicación de las leyes nacionales deberá adoptar necesariamente la forma de una recomendación.
En caso de ausencia o insuficiencia de disposiciones en la ley nacional de transposición que permitan la elección o designación de los miembros del CEE, el procedimiento de elección o designación de los miembros de la comisión negociadora puede suplir esta carencia. Como último recurso, si esto también resulta insuficiente, deberá preverse en el acuerdo una elección democrática por el conjunto de los trabajadores.
Representantes de la dirección
La directiva relativa a los CEE considera esta institución como un órgano colectivo de representación de los trabajadores. Sin embargo, bastantes convenios lo describen como un órgano mixto que incluye también a representantes de la Dirección.
En esta situación, debe garantizarse que los representantes de los trabajadores en el CEE disfruten de todos los derechos e instrumentos descritos en la Directiva sobre los CEE (derecho a celebrar reuniones preparatorias e informativas, obligación de comunicarse con los trabajadores a los que representan sin que esté presente la dirección, etc.).
Elección del comité restringido
El CEE debe tener derecho a elegir el comité restringido compuesto únicamente por representantes de los trabajadores. Nota: el comité restringido recibe a menudo diferentes nombres, tales como secretaría, comité administrativo, grupo directivo, etc.
En caso de que el comité restringido sea mixto, es necesario garantizar que los representantes de los trabajadores puedan elegir entre ellos un pequeño grupo que goce de los mismos derechos y medios que cualquier comité restringido compuesto únicamente por representantes de los trabajadores (reuniones sin la dirección, etc.).
Reuniones ordinarias del CEE – Frecuencia, lugar y calendario de las reuniones
El CEE debe tener derecho a reunirse con la dirección central al menos una vez al año.
El lugar y la sede deben acordarse entre la dirección y el comité restringido.
Por regla general, las reuniones del CEE y del comité restringido deben ser presenciales. El uso de medios técnicos/virtuales para las reuniones debe seguir siendo excepcional y sólo si ambas partes están de acuerdo. Las teleconferencias con muchos usuarios no son viables y deben preferirse otros medios técnicos/virtuales.
Se recomienda negociar el derecho a celebrar al menos dos reuniones del CEE al año para garantizar una mayor continuidad del trabajo de este órgano.
Si la dirección no está dispuesta a aceptar dos reuniones plenarias del CEE al año, es conveniente considerar la posibilidad de solicitar una segunda reunión al margen de la reunión plenaria, que sería sólo para los miembros del CEE (como prevé la ley sueca de transposición) y con algún tiempo dedicado a una sesión de formación.
El lugar debería ser lo más variado posible para dar a los miembros del CEE la oportunidad de conocer las distintas sedes del grupo.
Según las organizaciones de empleadores, desde la pandemia del COVID-19 en 2020, las reuniones digitales se han convertido en un método de trabajo bien establecido y probado que ha demostrado su valor.
Definición del orden del día y documentos de trabajo
El orden del día debe ser definido conjuntamente por la dirección y el comité restringido.
Sin embargo, el proceso debe ser democrático e incluir también la posibilidad de que los miembros del CEE transmitan al comité restringido solicitudes/propuestas de temas para incluir en el orden del día.
Debe fijarse un plazo para enviar la invitación y el orden del día a todos los miembros del CEE.
Para una buena preparación de los miembros del CEE es esencial que éstos reciban también los documentos de trabajo con suficiente antelación a la reunión. Este plazo debe mencionarse en el acuerdo.
Actas de las reuniones
El acuerdo debe especificar quién se encarga de redactar las actas.
La dirección central y el comité restringido deben tener la posibilidad de leer, transmitir enmiendas/comentarios y aprobar la versión final.
Debe establecerse un calendario claro para garantizar que todos los miembros del CEE reciban las actas en un plazo razonable.
Las actas deben estar disponibles en todas las lenguas necesarias. También en este caso debe establecerse un calendario.
Circunstancias excepcionales: procedimiento de información y consulta
La Directiva relativa al CEE de 2009 introdujo nuevas definiciones de información y consulta que las presentan como dos fases vinculadas pero distintas de un mismo proceso. Llevarlas a cabo en una sola reunión, en la que la dirección se limitaba a revelar su decisión final y a debatirla someramente con el CEE, ya no es aceptable.
Esta nueva realidad debe reflejarse en los acuerdos sobre el CEE:
- no basta con afirmar que, en circunstancias excepcionales, el CEE o el comité restringido se reunirán con la dirección para ser informados y consultados;
- la consulta sólo puede llevarse a cabo después de que se haya completado adecuadamente la fase de información.
La fase de información:
- la información preliminar puede transmitirse a los representantes de los trabajadores por medios distintos del teléfono o la videoconferencia;
- sin embargo, la mera comunicación oral por parte de la dirección no es suficiente. Tras esta información preliminar, la dirección debe facilitar la información por escrito. Esta información debe ser precisa y completa e incluir especialmente un análisis del posible impacto. De hecho, no corresponde al CEE hacer averiguaciones adicionales;
- no es aceptable establecer en el acuerdo que en algunos casos la dirección puede necesitar tomar decisiones de forma rápida, aunque los representantes de los trabajadores no pueden ralentizar intencionadamente y obstruir el proceso de toma de decisiones, la dirección tiene la clara responsabilidad de proporcionar la información adecuada lo antes posible para permitir un procedimiento de información y consulta significativo.
Según la organización de empleadores, se trata de una visión bastante desequilibrada. El consejo de administración de la empresa también tiene sus deberes fiduciarios con los propietarios y accionistas. Por lo tanto, el acuerdo es un lugar legítimo para dicha cláusula y no debería prohibirse como tal. Por supuesto, son necesarias salvaguardias contra los abusos.
Los representantes de los trabajadores deben disponer del tiempo y los recursos necesarios. En particular, deben tener derecho a ser asistidos por expertos en la materia de su elección para poder desarrollar una comprensión profunda y, en su caso, propuestas alternativas. El experto debe asistirles desde el principio y a lo largo de todo el proceso.
La fase de consulta:
- en esta fase son esenciales las reuniones entre la dirección y los representantes de los trabajadores. Los debates e intercambios de puntos de vista sobre cuestiones que pueden afectar al futuro de los trabajadores no deben tener lugar en conferencias telefónicas. Las reuniones en persona son la única opción en este caso;
- los representantes de los trabajadores deben tener derecho a una reunión preparatoria sin la dirección antes de la reunión plenaria y a una reunión informativa posterior;
- el punto de vista de los trabajadores debe debatirse y tenerse en cuenta en la toma de decisiones de la dirección central, por ejemplo, antes de adoptar una decisión final;
- antes de que finalice el proceso, la dirección debe dar una respuesta y los motivos de dicha respuesta a cualquier opinión expresada por el CEE/comité restringido.
¿Quién debe participar en el procedimiento de información y consulta?
Todo el CEE o, cuando el acuerdo estipule que el procedimiento se desarrolle a nivel del comité restringido, deberá ampliarse para incluir a los miembros del CEE de los países afectados. Los representantes de los centros directamente afectados por las circunstancias o las medidas previstas para los que no sean miembros del CEE deben participar en todo el procedimiento.
Medios y costes disponibles: enfoque general a los medios y costes disponibles
Deben asignarse recursos financieros y materiales al CEE (véase el artículo 6.f). El acuerdo del CEE debe detallar estos medios e incluir al menos disposiciones sobre los costes sufragados por la empresa, los idiomas, los expertos, el tiempo libre y los medios de comunicación.
Todos los costes necesarios en relación con el trabajo del CEE deben ser sufragados por la dirección y no sólo los costes derivados de la asistencia a las reuniones. El acuerdo podría incluir una declaración general por la que los miembros del CEE tendrán a su disposición todos los medios necesarios para ejercer sus derechos y deberes en virtud del acuerdo.
Idioma de trabajo, interpretación y traducción
Debe proporcionarse interpretación simultánea en todos los idiomas necesarios para todas las reuniones. No es aceptable restringir el número de idiomas necesarios por razones de coste. Todos los miembros del CEE deben poder comprender y participar activamente en las reuniones.
La formación lingüística no puede utilizarse como excusa para cancelar la interpretación. Aun así, esta formación es necesaria para que los miembros del CEE adquieran un conocimiento suficiente de una lengua común para sus comunicaciones fuera de las reuniones.
Los intérpretes deben ser profesionales cualificados. La dirección no puede designar a personas para que actúen como intérpretes.
Todos los documentos deben ser traducidos a los idiomas necesarios por traductores profesionales para garantizar la calidad de los textos.
Según las organizaciones patronales, estas exigencias en materia de traducción son demasiado amplias. No está de más exigir el conocimiento de un nivel suficiente de inglés o de otro idioma de uso generalizado en la empresa.
Expertos
El tiempo de viaje y el tiempo dedicado por los miembros del CEE y del comité restringido a las reuniones plenarias, preparatorias e informativas, así como a la formación, deben considerarse como horas de trabajo y pagarse según corresponda.
Además, los miembros del CEE deben disponer del tiempo de descanso necesario para hacer frente a las tareas y responsabilidades que conlleva el mandato. Este tiempo libre también debe contabilizarse como horas de trabajo.
Información a nivel nacional y local
En el marco de sus tareas, los miembros del CEE tienen la obligación de informar a los representantes de los trabajadores o, en ausencia de estructuras adecuadas, al conjunto de los trabajadores, sobre los trabajos del CEE. (véase la directiva sobre CEE, punto 10.2).
No es suficiente limitar la obligación de informar a una declaración general emitida conjuntamente por la dirección y el CEE, después de las reuniones del CEE. No se debe privar a los miembros del CEE de la posibilidad de comunicarse personalmente con los trabajadores a los que representan, sin ninguna interferencia de la dirección.
Por lo general, los representantes de los trabajadores recurrirán a los órganos nacionales establecidos de representación de los trabajadores para informar a sus representados.
Formación
La directiva sobre CEE estipula que los miembros del CEE deben recibir formación sin pérdida de salario (véase el artículo 10.4). En efecto, la formación es esencial para que los miembros del CEE puedan desempeñar correctamente sus funciones. Los cursos de formación deben considerarse parte integrante de su mandato y remunerarse como horas de trabajo.
Todos los gastos relacionados con la formación, incluidos los gastos de viaje y alojamiento, deben ser sufragados por la dirección.
Mientras que las necesidades de formación pueden identificarse en conversaciones con la Dirección, el CEE es el más indicado para evaluar qué tipo de formación necesita. Por consiguiente, los miembros del CEE «deben poder cursar la formación que necesiten» (Directiva sobre CEE, considerando 33).
Es importante distinguir entre la formación individual y la formación colectiva dirigida a todo el CEE. Ambas posibilidades deben estar previstas en el acuerdo.
Confidencialidad
La directiva sobre CEE no sirve para definir qué información es confidencial y cómo tratarla. Su artículo 8 deja en manos de los Estados miembros la resolución de esta cuestión. Por ello, IndustriAll Europe ha elaborado algunos principios básicos que deberían integrarse en cualquier acuerdo de CEE.
El diálogo que tiene lugar en el seno del CEE debe ser abierto y transparente. La confidencialidad sólo debe abarcar la información que se haya designado explícita y razonablemente como tal. Tratar toda la información como confidencial no es aceptable, ya que impediría a los miembros del CEE cumplir con sus obligaciones, especialmente en su comunicación con los trabajadores nacionales o los órganos de representación de los trabajadores.
Para evitar la clasificación abusiva de la información como confidencial, la dirección central debe proporcionar una explicación de por qué dicha información debe permanecer confidencial y durante cuánto tiempo se aplica la confidencialidad.
Esta obligación (también para los expertos externos) debe seguir aplicándose incluso después de la expiración del mandato de los miembros del CEE, pero sólo mientras la información siga siendo confidencial.
Duración del acuerdo, modificaciones y cláusula de rescisión
La directiva sobre CEE (véase el artículo 6g) estipula que el acuerdo del CEE debe incluir la fecha de su entrada en vigor y su duración, las modalidades para modificarlo o rescindirlo y los casos en que se renegociará el acuerdo y el procedimiento para su renegociación, incluso, cuando sea necesario, cuando cambie la estructura de la empresa.
El acuerdo puede ser de duración ilimitada o de duración determinada, pero siempre debe incluir una disposición que garantice que los miembros del CEE puedan rescindirlo si consideran que ya no responde a sus expectativas. Así, declarar que un acuerdo seguirá siendo válido hasta la firma de un nuevo acuerdo significa que los delegados pueden quedar atrapados indefinidamente con ese acuerdo. Esto debe evitarse, a menos que el acuerdo sea excepcionalmente conveniente.
Las disposiciones para modificar el acuerdo del CEE deben distinguirse claramente de las disposiciones para su rescisión. De hecho, los miembros del CEE deben tener la oportunidad de evaluar su acuerdo de vez en cuando, por ejemplo, antes del final de un periodo de mandato, y proponer enmiendas para corregir disfuncionalidades declaradas o adaptar el acuerdo a la mejora de la práctica. En cualquier caso, cuando se produzca un cambio en la directiva del CEE, el acuerdo deberá adaptarse a la ley modificada.
Ejemplo
¿Qué sanciones se prevé por la infracción de los derechos del CEE?
Noticias de la Academia CEE, 4/2021
«En los últimos años han aumentado los litigios relacionados con los comités de empresa europeos. La mayoría de los casos se han referido a grupos anglosajones, sobre todo de EE.UU., y a empresas de la industria del embalaje. Uno de los focos era Gran Bretaña, donde se presentaban media docena de demandas contra los comités de empresa europeos cada año antes del Brexit. Los comités de empresa europeos lograron ganar muchos de estos casos. Hasta ahora, sin embargo, solo en Francia y Bélgica han logrado obtener mandamientos judiciales para detener provisionalmente la aplicación de medidas. En Alemania y los Países Bajos han fracasado varios intentos.
La Directiva de la UE sobre la constitución de un comité de empresa europeo establece en su considerando 35: “En caso de incumplimiento de las obligaciones previstas en la presente Directiva, los Estados miembros deben adoptar las medidas adecuadas”. El considerando 36 habla de “sanciones efectivas, disuasorias y proporcionales a la gravedad de las infracciones”. Pero ¿qué es una sanción efectiva y disuasoria? En Francia, la multa más alta jamás impuesta fue de 15.000 euros y en el Reino Unido de 40.000 libras. En Alemania nunca se ha impuesto ninguna multa. Tampoco existe jurisprudencia del Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas al respecto.
El Reglamento General de Protección de Datos de la UE proporciona una orientación. Está en vigor desde mayo de 2018 El artículo 83 establece multas que deben ser “efectivas, proporcionadas y disuasorias” y pueden ascender hasta el 4 % del volumen de negocios total anual mundial del ejercicio anterior. Sobre esta base jurídica, el Comisario de Protección de Datos y Libertad de Información de Hamburgo impuso una multa de 35,3 millones de euros a Hennes & Mauritz Online Shop en octubre de 2020 por guardar archivos con información confidencial sobre el personal Como la expresión “efectiva, proporcionada y disuasoria” es similar en ambos actos jurídicos, este orden de magnitud también podría considerarse para las infracciones de la legislación sobre CEE. Poco antes de finales de 2021, hay tres demandas de CEE actualmente en curso que tienen el potencial de llevar esta cuestión hasta el Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas: una en Austria, otra en Alemania y otra en Irlanda.»
https://www.ewc-news.com/en042021.htm#5
En la opinión de la organización patronal, se trata de una analogía demasiado amplia, sobre todo porque el daño potencial causado por el abuso de los datos personales es mucho más perjudicial.